Hoppa till sidans innehåll

Fler gör mindre i CK Granit

25 FEB 2020 09:29
I den här artikeln vill vi berätta om CK Granit. Klubben har under senaste året tagit sig an en av de största utmaningarna som finns i våra föreningar och gjort ett fantastiskt arbete för att öka engagemanget bland medlemmarna.
  • Skapad: 25 FEB 2020 09:29

Precis som många andra, var och är, CK Granit helt beroende av sina eldsjälar, som varit för få till antalet för att klara av det arbetet som behövs för att nå klubbens mål och visioner. Det är så vanligt inom idrotten och inom curlingen. Vi är beroende av våra hjältar och sårbara utan dem. Vilka resultat kan vi nå när vi blir fler som bidrar?

För tre år sedan slutade klubbchefen i CK Granit mitt under pågående säsong. Detta lämnade styrelsen med mycket arbete av praktisk karaktär. Styrelsen bestod redan av de personer som i praktiken gjorde det mesta av arbetet som inte klubbchefen gjorde och arbetsmängden blev enorm. Klubbchefen gjorde också många sysslor på dagtid, som de ideella styrelsemedlemmarna inte hade möjlighet att utföra. Detta blev startsträckan på processen och projektet ”Fler gör mindre.” Den första säsongen var ren överlevnadstaktik, med konstant släckande av bränder. Ordförande Camilla Sundin berättar:

Jag är väldigt driven som person och i samband med att jag det året axlade ordföranderollen började jag prata om och försökte införa saker för att utveckla klubben. Första målet var att vända till ett plusresultat, vilket vi gjorde, och det kändes som ett viktigt steg. Jag har suttit i styrelsen i 20 år så många av utvecklingsidéerna fanns redan. Hela tiden trodde vi att vi skulle kunna få fler som gör mer men det arbetet bedrevs löpande utifrån behovet och var inte helt förberett och genomarbetat i styrelsen. Det var inte taktiskt rätt med båda processerna samtidigt eftersom arbetsbelastningen redan var maximal. Båda dessa gick lite framåt men inte i tillräcklig takt med ambitionerna och behovet.

Klubben inledde ett samarbete med SISU redan förra säsongen. Det första delmålet bestod av att tydliggöra visionen av curlingen i Gävle och hur klubben ska drivas och utvecklas. Nästa steg var att skapa en tydlig organisationsstruktur. Under den här säsongen har klubben fokuserat på hur de når målet med att fler gör mindre för att tydliggöra behovet och rekrytera fler engagerade till föreningens ideella arbete.

Inför VIP-kvällen fick alla droppa namn på tänkbara personer för sina områden. Många hade samma namn, vilket vi upplevde som positivt. Vi resonerade och sammanställde vilka som skulle bjudas in och av vem och vi bjöd in i ett personligt möte. Deltagandet var högt och till största del var responsen positiv. Många vill hjälpa till men generellt i en begränsad omfattning. 

Arbetet med projektets första del avslutades med en VIP-kväll för cirka 40 personer. Under VIP-kvällen föreläste ordföranden i Torsåkers IF:s Birgitta Osmund-Eriksson, som gjort samma projekt för några år sedan och verkligen fått sin förening att blomstra.

Det huvudsakliga målet var att fler skulle bidra, men också att skapa en organisation som inte var beroende av specifika personer i lika stor utsträckning. Något som de flesta föreningar säkert kan känna igen sig i.

Föreningen har upplevt arbetet med glädje, hoppfullhet och positivitet. Stundom också jobbigt och stressigt med tidspress att få till alla möten. Konsulenten från SISU, Emma Håkansson har varit till stor hjälp.

Emma har varit stöttande och peppat oss och följt upp processen eftersom hon sett att vi hamnat i mycket brandsläckning och inte kunnat fullfölja vårt proaktivt arbete. Att Emma varit pådrivande och kunnat tydliggöra nästa steg och illusionen av målet har varit en framgångsfaktor. Hon har varit tillgänglig, flexibel och också pådrivande eftersom hon sett vår situation. Vi tog fram en tidskalkyl, där Emma hjälpte mig att vara realistisk i förhållande till allt annat arbete vi också måste utföra parallellt med detta. Processen skulle vara lustfylld, vilket var viktigt för att nå resultat.

Nu hoppas föreningen kunna nå konceptet att många medlemmar bidrar med insatser så att effekten blir stor, men insatsen för den enskilde individen inte blir så krävande. På det sättet kan de gå vidare och fullfölja visionen om vad curlingen i Gävle ska representera och erbjuda.

Styrelsemedlemmarna har sina ansvarsområden och kommer ha uppföljningsträffar med sina personer för att diskutera vad som behövs och lyssna in idéer av hur det bäst kan genomföras och vad personer vill bidra med.

Camillas tanke är att sätta målpunkterna på pränt, både i en sammanfattande målbeskrivning samt för varje ansvarig/arbetsuppgift, för att komma vidare med arbetet och kunna bocka av på vägen mot målet.

Stjärnkikaren är som ett kalejdoskop där Granit är klubben med flest juniorer, en 6-banorshall och där ett till VM-arrangemang flimrar förbi ibland.

CK Granit rekommenderar också projektet till fler:

Absolut! Om man inte har en person i klubben som kan vara en drivande och sammanhållande processledare så måste konsulenten från SISU vara bra. Det kan vara en fördel att ha en processledare som normalt inte är med i gruppen som ska genomföra processen, för att hålla fokus och vara objektiv. Alternativt kan man ha en extern person som är bra på styrning och ledning. Nackdelen blir att den inte har gratiskunskaper om alla detaljer inom curling, vilket kan göra att det tar mer tid.

Jag tror dock att det är bra om personen finns på orten så den kan vara delaktiga i de fysiska träffarna. Vår fördel var att Emma hade koll på curling, vår situation i klubben och SCF. Otroligt stort värde i det anser jag, både i mitt löpande arbete med SISU och i detta projekt.

Camilla har också några viktiga lärdomar och tips att skicka med till andra föreningar som vill göra liknande arbete:

Att ha organisationsstrukturen klar före denna process ger störst effekt och möjlighet att identifiera behovet. Att ha VIP-kvällen i en annan lokal än curlinghallen skapar ett neutralt rum med social gemenskap. Vi hade röd matta, snygga köpollare och marschaller vid entrén för att skapa förväntningar, som följdes upp med bubbel, mat och uppskattning till alla som deltog. Den viktigaste återkopplingen vi fick var att medlemmarna uppfattat vår situation om att det behövs arbetsinsatser men att vi inte varit tydliga med exakt vad. Det kan göra att man tvekar eftersom uppdraget är otydligt.

Emma var tydlig med strukturen inför VIP-kvällen. Vi behövde ha en uppfattning om vem vi trodde var potentiell för det uppdraget och det bekräftades när medlemmarna förmedlade att vi inte var tillräckligt tydliga. Det vi nu kan konstatera är att vi har koll på det mesta i ett teoretiskt perspektiv och att vi måste omsätta detta till handling.

Camilla lyfter också nya medlemmen Lars-Åke Linander och berättar att de fått bra hjälp av att Lars-Åke kom ny till styrelsen under hösten och kastades rätt in i detta.

När vi övriga tycker att mycket har förändrats till det bättre och känslan av måluppfyllelse smyger sig på så kan Lars-Åke visa att det är långt kvar. Det är lätt att falla tillbaka i gamla mönster och agera omgående på en arbetsuppgift som man nu har släppt till någon annan, speciellt i stressade situationer. Styrelsen har varit fantastisk i hela processen! Det är ett tajt, ambitiöst gäng och vi jobbar så bra ihop.

Jag är så tacksam för att de har tålamod med mig, hjälper mig att hålla fokus och att någon alltid finns till hands när det kör ihop sig. Att ha verklighetsförankring och objektivitet hjälper oss att bibehålla målfokus.

Om projektet Målstegen: Fler som gör mindre

Målstegen är en process från SISU Idrottsutbildarna.

Styrelsen får i uppdrag att identifiera vilka verksamhetsområden de har i sin förening. Till exempel; Café, marknadsgrupp, tävlingskommitté och så vidare.

När det fått fram vilka områden de har så ska de specificera vad det är för arbetsuppgifter på respektive område.

Arbetet fortsätter med en processkväll, där föreningen lyfter fram vilka områden de har och sedan börjar arbetet där de delas in i mindre grupper för att komma på namn. Var och en går in i sina telefoner och letar efter personer som skulle kunna passa på de olika områdena. Det kan vara personer som kan vara med regelbundet i föreningen, exempelvis styrelse och tränare, men även personer som kan vara med vid enstaka tillfällen, till exempel måla om lokalen, hjälpa till med parkering vid tävling.

Det vi trycker på här är att ALL hjälp är viktig och bra hjälp, oavsett hur mycket en person är med. När varje person har skrivit ner sina namn och även tilltänkta positioner (om de vet det) så lyfter de dessa namn i den lilla gruppen och matchar med de andra. Därefter lyfts namnen i helgrupp och gruppen diskuterar lämpliga uppgifter för namnen som kommit fram. Namnen fördelas sedan på styrelsemedlemmarna så de får ungefär lika många var att följa upp och sedan börjar det stora arbetet:

De ska i regi med SISU Idrottsutbildarna, anordna en VIP-kväll där de bjuder in dessa utvalda personer för att charma och uppvakta dem, så att de vill vara med och hjälpa till i föreningen. Vi bokar även in ett datum för VIP-kvällen, vem som ska skapa inbjudan och ett sista anmälningsdatum för VIP-kvällen.

Nu ska de personligen kontakta de personer som namngavs under processkvällen och bjuda in dem till VIP- kvällen. De ska få inbjudan direkt i handen. Personer som kontaktas ska direkt få information om vilka arbetsuppgifter de är tilltänkta för.

Naturligtvis får de information att de själva kan välja vad de vill hjälpa till
med också. Det viktiga är att det är konkret vilket arbete som är tilltänkt. Det får inte kännas som att de kommer ta oändlig mängd tid och energi.

VIP-kväll: Här står SISU för kostnader (till rimligt pris) och föreningen bjuder personerna på mat och eventuell underhållning/föreläsning. Mycket mingel och nätverkande är viktigt under kvällen. Styrelsemedlemmarna ska vara aktiva och prata med alla och kolla av intresse.

Sedan får personerna skriva upp sig på en intresselista. Antingen på specifika områden eller rent generellt samt i vilken grad de kan tänka sig att ställa upp.

Uppföljning: Här är CK Granit nu. De lyckades bjuda in närmare 40 personer till VIP-kvällen och nästan alla kom. De gjorde ett fantastiskt förarbete vid inbjudan. Nu gäller det att de följer upp alla som är intresserade av att hjälpa till. De ska se till så att personerna bjuds in och känner sig delaktiga och uppskattade i föreningen. Så fort som möjligt behöver de placera ut personerna och ge dom uppdrag för att inte tappa dem.

Hålla projektet levande: Det fortsatta arbetet blir inte lika intensivt och stort. Varje år kommer styrelsen på nya namn. De ska visa uppskattning och vara lyhörda på de ideellas behov samt belöna med en avslutning varje år för de som ställer upp där de får uppleva den gemenskap som man faktiskt får i en idrottsförening.

Skribent: Sara Carlsson
Epost: This is a mailto link

Följ oss i sociala medier

  


Partners till
Svensk Curling


 

 

Postadress:
Svenska Curlingförbundet
Rinkebyvägen 6
182 36 Danderyd

Kontakt:
Tel: 086833015
E-post: This is a mailto link

Se all info